Kick-off
Binnen Timetohire hebben we verschillende teams die met MySolution (MSR) gaan werken en hebben we daarom van ieder team één lid aan het implementatieteam gevoegd. Het merendeel van dit team was niet betrokken bij de ATS selectie, zoals beschreven in mijn vorige blogs (deel 1 en deel 2). Vandaar dat het implementatietraject begon met een kick-off; elkaar leren kennen, weten wie welke rol heeft en de verwachtingen van het traject bespreken.
Begin maken
Omdat we zelf actief gingen meewerken aan de implementatie, had het implementatie team eerst een digitale (beheerders)training gevolgd. De basiskennis die hierin werd opgedaan, hielp bij het versneld volgen van de “live” (Teams) beheerderstraining.
Na deze trainingen konden we het volgende zelf:
- Velden maken;
- Pagina layout aanpassen;
- Documentsoorten maken;
- E-mailsjablonen maken.
De training hebben we ook opgenomen (TIP!); als we iets vergeten waren, konden we dit op ieder gewenst moment terugkijken.
Tussendoor spraken de verschillende teams met de engineers over het sollicitatieproces, de stappen en bijbehorende acties. Dit is omgezet naar één standaard proces, waarin de verschillende wensen zijn meegenomen. Denk bijvoorbeeld aan afwijsredenen, functie gerelateerde vaardigheden, keuze uit salaris of tarief, etc.
Enorme vertraging
Alles verliep voorspoedig tot we bij het gesprek kwamen over “RPO”. In dit gesprek gingen we uitgebreid in op onze wensen voor de klantenportal, maar kregen we opeens te horen dat wat wij hiervan verwachtten niet mogelijk was. De klantenportal is echter één van de specifieke eisen voor het ATS/CRM-systeem. Om pas in dit stadium te vernemen dat dit niet haalbaar was, was een enorme tegenvaller.
Aan onze zijde heerste het gevoel dat er meer verkocht was dan er mogelijk was. Hierover hebben we meerdere serieuze gesprekken gevoerd met sales en de engineers. Ook intern hebben we meerdere gesprekken gevoerd, omdat we aan onszelf begonnen te twijfelen: “hadden we er genoeg nadruk op gelegd?!” Deze twijfel verdween snel, want zowel door de werkgroep als tijdens de onderhandelingen, was hier meermaals, uitgebreid over gesproken.
Er gingen enkele weken voorbij waarin de engineers op zoek waren naar een passende oplossing en begonnen wíj́ het vertrouwen in een succesvolle afronding te verliezen. Het contract met ons oude systeem (Carerix) was al opgezegd, maar werd voor de zekerheid toch verlengd. Net voordat we de stekker er uit wilden trekken, werd er toch een oplossing aangedragen. De engineers hadden deze oplossing (via Teams) gedemonstreerd en werden er meerdere vragensessies gehouden. Gelukkig hebben zij ons vertrouwen weten te herstellen en konden we weer doorgaan!
Doorpakken!
We wilden nu de vaart erin houden. De gesprekken met de teams werden hervat en er werden wekelijkse meetings ingepland. Hierin werd de voortang besproken en acties uitgezet voor zowel het engineering team van MSR als Timetohire.
Naast de inrichting van MSR, moesten we ook nog een begin maken met het overzetten van de data, het opzetten van de backoffice (MSF, inclusief het volgen van een training hierover) en de automatisering.
We hadden afgesproken dat we zelf de data zouden gaan overzetten en hadden we hiervoor een stagiair aangenomen. Op het moment dat we de data wilden verzamelen, kregen we echter te horen dat (bijna) alle bijlages waren verdwenen, waaronder getekende contracten. Hier hebben we weken achteraan gezeten, voordat er eindelijk positief nieuws kwam. Dit zorgde wederom voor vertraging en de livegang werd tot nader order uitgesteld. Een klein geluk bij een ongeluk: de stagiair konden we inzetten om onze data op te schonen. Nu gaat er alleen relevante data mee en zal het overzetten soepeler verlopen.
De backoffice verloopt via MSF en is een compleet ander systeem dan MSR. De teamleden die zich bezig gingen houden met de backoffice werkzaamheden kregen daarom een aparte training. Omdat de focus echter lag op MSR, kwam dit toch even stil te liggen. Het schrijven van uren en facturen die we hierop baseren, had nou eenmaal een lagere prioriteit. Toen we hiermee verder wilden gaan, waren we alweer het één en ander vergeten en beseften we ons dat deze training niet was opgenomen. Gelukkig was dit geen groot onderdeel, maar verliep dit langzamer dan gewenst.
In de automatisering waren er ondertussen een aantal slagen gemaakt. Enige voorbeelden hiervan zijn:
- Automatisch versturen van AVG mail bij een bepaalde sollicitatiefase;
- Een maand voordat een opdracht afloopt, verschijnt er een melding bij sales op het dashboard;
- Pop-up e-mail met de afspraakbevestiging als een kandidaat naar gespreksfase gaat;
- Op de laatste dag van de maand wordt er automatisch een e-mail naar medewerkers verstuurd om de uren in te vullen;
- Contracten kunnen worden opgemaakt o.b.v. de gegevens ingevoerd in MSR en na digitale ondertekening worden deze automatisch in het systeem verwerkt.
Ready for take-off?!
Sommige teams zijn al actief in MSR en alle Timetohire medewerkers en recente plaatsingen zijn verwerkt in MSR, zodat we straks uren kunnen schrijven. Verder is de klantenportal volledig opgezet en hebben we deze al op projecten ingezet. Toch hebben we nog een paar stappen te gaan voor dat we september aanstaande daadwerkelijk live kunnen.
Zo hebben we eindelijk alle data, maar moeten we nu eerst zorgen dat de gegevens overeenkomen met de bijbehorende velden in MSR voordat alles overgezet kan worden. Daarnaast moeten we MSR nog introduceren aan de rest van Timetohire en omdat niet alle sessies en trainingen zijn opgenomen, is het aan de beheerders om handleidingen te schrijven.
Als we eenmaal live zijn, verwacht ik ook nog tegen dingen aan te lopen en begint meteen de optimalisatie. Ons recruitmentproces is de basis en we zullen dit constant finetunen om het nóg slimmer of gemakkelijker te maken. Gelukkig is MSR dusdanig flexibel dat we snel zelf dingen kunnen aanpassen.
Ik kan in ieder geval niet wachten tot we live gaan!
Jessica van der Vaart
Recruitment specialist bij Timetohire. Ervaren in Recruitment Process Outsourcing, met focus op (recruitment) marketing, data gedreven beslissingen nemen en automatisering. Lead in de ATS-selectie en implementatie binnen Timetohire.
Dit is blog #3 over onze weg naar een nieuw ATS-CRM systeem. Bekijk hier deel 1 en deel 2