In interim recruitment overleggen bespreek je de voortgang van vacatures, kandidaat pipeline status, marktomstandigheden en eventuele knelpunten. Deze gesprekken omvatten ook KPI’s zoals time-to-fill en response rates, plus planning van vervolgacties. Een goed gestructureerd overleg houdt alle betrokkenen op de hoogte en zorgt voor tijdige bijsturingen in het recruitmentproces.
Wat zijn de belangrijkste agendapunten voor interim recruitment overleggen?
De standaard agendapunten voor interim recruitment overleggen zijn voortgang per vacature, kandidaat pipeline status, marktanalyse en procesknelpunten. Deze onderwerpen zorgen ervoor dat je alle relevante aspecten van het recruitment proces bespreekt en tijdig kunt bijsturen waar nodig.
Begin elk overleg met een voortgangsupdate per vacature. Bespreek hoeveel kandidaten er zijn benaderd, hoeveel gesprekken er zijn gevoerd en waar elke kandidaat in het proces staat. Dit geeft direct inzicht in de status van elke openstaande positie.
De kandidaat pipeline verdient speciale aandacht. Ga door welke kandidaten er in de verschillende fasen zitten, van eerste contact tot finale gesprekken. Bespreek ook de kwaliteit van de kandidaten en of ze matchen met jullie verwachtingen.
Marktomstandigheden beïnvloeden je recruitment strategie. Bespreek veranderingen in de arbeidsmarkt, salariseisen van kandidaten en beschikbaarheid van talent in jullie sector. Deze informatie helpt je realistische verwachtingen te stellen.
Identificeer knelpunten in het proces. Duurt het screenen te lang? Reageren kandidaten niet op uitnodigingen? Door problemen vroegtijdig te bespreken, kun je samen oplossingen bedenken die het proces versnellen.
Hoe vaak moet je overleggen tijdens een interim recruitment opdracht?
De optimale overlegfrequentie hangt af van de urgentie van vacatures en complexiteit van rollen. Voor urgente posities plan je wekelijks overleg, voor standaard vacatures is tweewekelijks meestal voldoende. Pas de frequentie aan op basis van de fase waarin het recruitment proces zich bevindt.
Bij urgente vacatures of executive search opdrachten plan je wekelijks overleg. Deze rollen vereisen intensieve afstemming omdat elke dag telt en de impact op de organisatie groot is. Wekelijks contact houdt de momentum erin en zorgt voor snelle besluitvorming.
Voor standaard vacatures werkt tweewekelijks overleg meestal goed. Dit geeft voldoende tijd om voortgang te boeken tussen de gesprekken door, terwijl je toch regelmatig contact houdt over de ontwikkelingen.
In de opstartfase van een interim recruitment opdracht plan je vaker overleg. De eerste twee weken zijn vaak intensief omdat je de vacatures doorneemt, de aanpak bepaalt en eerste kandidaten identificeert. Na deze periode kun je overschakelen naar een meer regulier ritme.
Wanneer vacatures bijna zijn ingevuld, verhoog je de overlegfrequentie weer. In de finale fase wil je snel kunnen schakelen bij laatste gesprekken, referentiechecks en contractonderhandelingen.
Welke kpi’s en metrics bespreek je in recruitment overleggen?
De belangrijkste KPI’s voor interim recruitment zijn time-to-fill, aantal kandidaten per vacature, response rates op uitnodigingen en kwaliteit van matches. Deze metrics geven inzicht in de effectiviteit van het recruitment proces en helpen je verbeterpunten te identificeren.
Time-to-fill meet hoeveel dagen het duurt vanaf het moment dat een vacature wordt gestart tot de kandidaat start. Dit is een van de meest relevante metrics omdat het direct de impact op jullie organisatie weergeeft.
Het aantal kandidaten in de pipeline per vacature laat zien of er voldoende keuze is. Te weinig kandidaten betekent mogelijk dat de zoekstrategie moet worden aangepast. Te veel kandidaten kan duiden op onduidelijke selectiecriteria.
Response rates geven inzicht in de aantrekkelijkheid van jullie vacatures en organisatie. Lage response rates kunnen betekenen dat de vacaturetekst, het salaris of de arbeidsvoorwaarden niet competitief genoeg zijn.
Kwaliteit van matches is moeilijker meetbaar maar wel belangrijk. Bespreek hoeveel kandidaten doorstromen naar tweede gesprekken en hoeveel aanbiedingen worden geaccepteerd. Dit geeft inzicht in hoe goed de voorselection werkt.
Andere nuttige metrics zijn cost-per-hire, bron van kandidaten (welke kanalen leveren de beste kandidaten op) en tevredenheid van hiring managers over het proces en de geleverde kandidaten.
Hoe bereid je een effectief recruitment overleg voor?
Een effectief recruitment overleg bereid je voor door van tevoren een agenda op te stellen, relevante data te verzamelen en concrete vragen voor te bereiden. Beide partijen moeten weten wat er wordt besproken en welke informatie nodig is voor productieve besluitvorming.
Stel een vaste agenda structuur op die je elke keer gebruikt. Dit zorgt voor consistentie en voorkomt dat je belangrijke onderwerpen vergeet. Deel deze agenda van tevoren zodat beide partijen zich kunnen voorbereiden.
Verzamel alle relevante data en documenten vooraf. Dit omvat CV’s van nieuwe kandidaten, voortgangsoverzichten per vacature, KPI dashboards en eventuele feedback van hiring managers. Zorg dat deze informatie georganiseerd en toegankelijk is.
Bereid specifieke vragen voor over knelpunten of uitdagingen die je tegenkomt. In plaats van algemene updates te geven, focus je op concrete situaties waar input of besluitvorming nodig is.
Plan voldoende tijd in voor het overleg. Haast leidt tot oppervlakkige gesprekken waar belangrijke details over het hoofd worden gezien. Een goed recruitment overleg duurt meestal 45-60 minuten voor een volledig update.
Maak afspraken over vervolgacties en wie wat gaat doen. Documenteer deze actiepunten zodat je bij het volgende overleg kunt controleren of alles is uitgevoerd. Dit houdt de momentum in het proces en voorkomt dat zaken blijven liggen.
Effectieve interim recruitment overleggen zijn de ruggengraat van een succesvol recruitment proces. Door regelmatig en gestructureerd af te stemmen, zorg je ervoor dat vacatures snel en met de juiste kandidaten worden ingevuld. Wij bij Timetohire gebruiken deze aanpak in al onze interim recruitment opdrachten om optimale resultaten te behalen voor onze klanten.