Waarom is het belangrijk?
Een slecht doordacht proces is vooral frustrerend voor die talentvolle kandidaat. Het risico is dat je deze kwijtraakt aan een concurrent en dat wil je natuurlijk voorkomen. De letterlijke betekenis van solliciteren is proberen een baan te krijgen. Zo werkt het in de praktijk helaas allang niet meer. Alle touchpoints op de candidate journey moeten kloppen om een kandidaat aan te trekken en te activeren. Dit geldt ook voor het sollicitatieproces. Zorg er dus voor dat het doen van een sollicitatie bij jouw organisatie laagdrempelig is, stel de kandidaat centraal en bouw vaste feedbackmomenten in. Zo minimaliseer je het risico op kandidaten die afhaken, je levert namelijk een positieve candidate experience.
Voordelen
Een consistent sollicitatieproces vertaalt zich in een aantal duidelijke voordelen. Voordelen die jouw organisatie niet alleen op de korte, maar vooral ook de lange termijn helpen. Denk hierbij aan:
- Een kortere doorlooptijd. Een goed doordacht proces geeft alle betrokkenen duidelijkheid. Duidelijkheid in welke stap wanneer gezet wordt om zo een sollicitant effectief door het proces te laten bewegen. Het resultaat? Een snellere invulling van jouw vacature.
- Lagere kosten. Met een consistent proces weten alle betrokkenen wat hun rol of bijdrage is, en hoe zij waarde toevoegen aan het geheel. Met als resultaat een verkleining van de foutmarge en een grotere kans op succesvolle invulling van jouw vacature.
- Hogere conversie. Een goed doordacht proces met de juiste stappen houdt de snelheid er in waardoor je het risico op afhakers tussen de stappen in elimineert.
Maar waar begin je mee?
Start met een nulmeting. Een nulmeting is een perfect instrument om jouw status quo inzichtelijk te maken. Van daaruit maak je een analyse. Wat doen we goed, wat zijn de grootste risico’s of bottlenecks en waar zitten verbeterpunten? Neem onderstaande deze checklist als uitgangspunt bij het maken van de analyse:
- Is er een sollicitatieproces? Uit welke stappen bestaat dit proces? Waar zitten de beslismomenten?
- Wie zijn er (intern en extern) betrokken en bij welke stap? Wat vinden zij belangrijk? Wie is overall eigenaar van het proces?
- Waar zit de informatieoverdracht tussen de stappen? Waar zitten de contactmomenten met de sollicitant?
- Hoe ziet de candidate journey eruit? Is deze uitgeschreven? Welke touchpoints zijn er?
- Hoe ziet de selectie van cv’s eruit? Wie doet de interviews? Zijn de betrokkenen getraind in het afnemen van interviews? Zijn assessments onderdeel van het proces?
- Wat is de huidige gemiddelde doorlooptijd? Zijn er verschillen te ontdekken per doelgroep?
- Hoeveel sollicitanten komen er binnen? Kan je dit uitsplitsen per functie? Wat is de relevantie van de sollicitanten?
- Waar komen de sollicitanten vandaan (referrals, jobboards, website, sourcing, etc)? Waar komen de uiteindelijke hires vandaan?
Een goed doordacht sollicitatieproces is er niet in een handomdraai. Het kost tijd en tijd is geld. Maar alles wat je aandacht geeft groeit, dus ook jouw sollicitatieproces.
Staat jouw organisatie aan het begin staat van het uitdenken van deze fase, check dan onderstaande must haves en start met het ontwikkelen van jouw sollicitatieproces. Heeft jouw organisatie al een goede basis staan en wil jij gaan werken aan het optimaliseren of opschalen van recruitment. Ontdek dan hoe je dit het snelst doet met RPO
Must haves:
- Ontwerp en implementeer een uniform proces met logische stappen en een duidelijke (gespreks-)structuur voor alle intern (en eventueel extern) betrokkenen.
- Maak het sollicitatieproces inzichtelijk voor jouw sollicitant. Laat het bijvoorbeeld al weten op de website op dezelfde plek als de vacature.
- Toets dezelfde competenties en kennis eigenschappen met dezelfde vragen.
- Bouw vaste feedbackmomenten in met de sollicitant en voor informatieoverdracht intern.
Next level:
- Meet de ervaring van jouw sollicitanten met behulp van een survey tool als Survey Monkey om je proces continue te verbeteren #datafeedbackloop.
- Analyseer data uit Google Analytics. Zo leer je steeds beter waar sollicitanten én hires vandaan komen en hoe je die candidate journey continu kunt optimaliseren.
- Implementeer het gebruik van recruitment metrics. Meet de doorlooptijd van sollicitanten (per doelgroep, vakgebied of bijvoorbeeld regio) en bereken de kosten van een hire (afgezet tegen de gebruikte kanalen) en reken uit wat de conversie is (afgezet tegen de bron ~ website, referral, of bijvoorbeeld agency).